Latihan Jualan dan Pemasaran

Mesyuarat: Kematian Produktiviti Amerika

Mesyuarat di syarikat adalah mahal, mengganggu produktiviti, dan selalunya membuang masa. Berikut ialah tiga jenis mesyuarat yang merosakkan produktiviti perniagaan dan boleh menjejaskan budaya secara tidak dapat diperbaiki:

  • Mesyuarat untuk mengelakkan akauntabiliti. Kemungkinannya ialah anda telah mengupah seseorang yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan kerja itu. Jika anda mengadakan mesyuarat untuk memutuskan untuk mereka... atau lebih teruk lagi... untuk mengambil keputusan itu daripada mereka, anda membuat kesilapan. Jika anda tidak mempercayai orang itu untuk melakukan kerja itu, pecat mereka.
  • Mesyuarat untuk menyebarkan kata sepakat. Ini sedikit berbeza... biasanya dipegang oleh pembuat keputusan. Dia tidak yakin dengan keputusan mereka dan takut akan kesannya. Dengan mengadakan mesyuarat dan mendapat konsensus daripada pasukan, mereka ingin menyebarkan kesalahan dan mengurangkan akauntabiliti mereka.
  • Mesyuarat untuk mengadakan perjumpaan. Tidak ada yang lebih buruk daripada mengganggu hari seseorang untuk mesyuarat harian, mingguan atau bulanan yang tiada agenda dan tiada apa-apa yang berlaku. Perjumpaan ini amat mahal bagi sesebuah syarikat, selalunya menelan belanja beribu-ribu dolar setiap satu.

Setiap mesyuarat harus mempunyai matlamat yang tidak boleh dicapai secara bebas... mungkin sumbangsaran, menyampaikan mesej penting, atau memecahkan projek dan memberikan tugasan. Setiap syarikat harus membuat peraturan - mesyuarat tanpa matlamat dan agenda harus dinafikan oleh jemputan.

Mengapa Pertemuan Menyusahkan

Mengapa mesyuarat menyebalkan? Apakah langkah yang boleh anda ambil untuk menjadikan mesyuarat produktif? Saya telah cuba menjawab semua soalan itu dalam pembentangan lucu (namun jujur) ini mengenai mesyuarat yang saya lakukan kira-kira sedekad yang lalu.

Ini adalah pandangan yang lebih baik mengenai persembahan yang saya buat secara langsung. Pembentangan ini pada Mesyuarat telah datang untuk seketika, saya telah menulis tentang mesyuarat dan produktiviti pada masa lalu. Saya telah menghadiri banyak pertemuan, dan sebahagian besar daripadanya telah membuang masa.

Semasa saya memulakan perniagaan saya sendiri, saya mendapati bahawa saya mempunyai banyak masa untuk membuang masa dari perjumpaan. Saya jauh lebih berdisiplin sekarang. Sekiranya saya mempunyai kerja atau projek, saya akan mula membatalkan dan menjadualkan semula mesyuarat. Sekiranya anda berunding dengan syarikat lain, masa anda adalah semua yang anda ada. Mesyuarat boleh memakan waktu itu lebih cepat daripada hampir semua aktiviti lain.

Dalam ekonomi di mana produktiviti mesti meningkat dan sumber daya menurun, anda mungkin ingin melihat lebih dekat pertemuan untuk mencari peluang untuk memperbaiki keduanya.

Sebilangan orang menggaru kepala ketika saya terlambat untuk mesyuarat atau mengapa saya menolak pertemuan mereka. Mereka menganggap tidak sopan bahawa saya mungkin muncul lewat ... atau tidak muncul sama sekali. Apa yang mereka tidak pernah menyedari adalah bahawa saya tidak pernah terlambat untuk pertemuan yang layak. Saya rasa tidak sopan mereka mengadakan pertemuan atau menjemput saya sejak awal.

10 Peraturan Untuk Mesyuarat

  1. Mesyuarat yang layak harus mempunyai agenda itu termasuk siapa yang hadir, mengapa setiap daripada mereka berada di sana, dan apakah matlamat mesyuarat itu.
  2. Pertemuan yang layak dipanggil apabila diperlukan. Mesyuarat yang mengikut jadual ulangan harus dibatalkan jika tiada matlamat yang akan dicapai dalam mesyuarat pada hari itu.
  3. Pertemuan yang layak mengumpulkan minda yang betul untuk bekerja sebagai a pasukan untuk menyelesaikan masalah, membangunkan rancangan, atau melaksanakan penyelesaian. Semakin ramai yang dijemput, semakin sukar untuk mendapatkan kata sepakat.
  4. Pertemuan yang layak bukanlah tempatnya menyerang atau cuba memalukan ahli lain.
  5. Pertemuan yang layak adalah tempat berkenaan, kemasukan, kerja berpasukan dan sokongan.
  6. Pertemuan yang layak bermula dengan satu set matlamat untuk melengkapkan dan menyelesaikan dengan pelan tindakan tentang siapa, apa, dan bila akan melakukan kerja.
  7. Mesyuarat yang layak mempunyai ahli yang menyimpan topik di landasan yang betul supaya masa kolektif semua ahli tidak disia-siakan.
  8. Perjumpaan yang layak harus mempunyai ditetapkan lokasi yang diketahui lebih awal oleh semua ahli.
  9. Pertemuan yang layak bukanlah tempat untuk mengelakkan tanggungjawab peribadi untuk tugas anda dan cuba melakukannya tutup punggung (itu e-mel).
  10. Pertemuan yang layak bukanlah tempat untuk menunjukkan bot dan mencuba mendapatkan penonton (itu persidangan).

Bagaimana Untuk Mengadakan Mesyuarat yang Produktif

Bertahun-tahun yang lalu, saya melalui kelas kepimpinan di mana mereka mengajar kami cara mengadakan mesyuarat. Itu mungkin terdengar lucu, tetapi perbelanjaan pertemuan dengan organisasi besar adalah penting. Dengan mengoptimumkan setiap mesyuarat, anda menjimatkan wang, memenangi kembali masa individu dan membina pasukan anda dan bukannya mencederakan mereka.

Mesyuarat pasukan mempunyai:

  • Pemimpin – orang yang mengadakan mesyuarat dengan matlamat atau matlamat tertentu dalam fikiran.
  • Scribe – seseorang yang mendokumentasikan nota mesyuarat dan pelan tindakan untuk pengedaran.
  • Penjaga masa – seseorang yang bertanggungjawab untuk memastikan mesyuarat dan segmen individu mesyuarat tepat pada masanya.
  • gatekeeper – seseorang yang bertanggungjawab untuk memastikan mesyuarat dan segmen individu mesyuarat mengenai topik tersebut.

10 minit terakhir setiap perjumpaan digunakan untuk mengembangkan Pelan Tindakan. Pelan Tindakan mempunyai tiga lajur - Siapa, Apa, dan Bila. Ditakrifkan dalam setiap tindakan ialah siapa yang akan melakukan kerja, apakah hasil yang boleh diukur, dan bila mereka akan melakukannya. Ia adalah tugas pemimpin untuk meminta orang ramai bertanggungjawab ke atas penyampaian yang dipersetujui. Dengan melaksanakan peraturan ini untuk mesyuarat, kami menukar mesyuarat daripada mengganggu dan mula menjadikannya produktif.

Saya akan mencabar anda untuk memikirkan setiap mesyuarat yang anda ada, sama ada menjana pendapatan, sama ada produktif dan cara anda mengurusnya. saya manfaatkan penjadualan temu janji dan sering tertanya-tanya berapa banyak mesyuarat yang akan saya ada sekiranya orang yang menjemput saya perlu membayar yuran menggunakan kad kredit untuk menjadualkannya! Adakah anda masih mempunyainya jika anda terpaksa membayar untuk mesyuarat seterusnya daripada gaji anda?

Douglas Karr

Douglas Karr ialah CMO daripada OpenINSIGHTS dan pengasas Martech Zone. Douglas telah membantu berpuluh-puluh syarikat permulaan MarTech yang berjaya, telah membantu dalam usaha wajar lebih $5 bilion dalam pemerolehan dan pelaburan Martech, dan terus membantu syarikat dalam melaksanakan dan mengautomasikan strategi jualan dan pemasaran mereka. Douglas ialah transformasi digital yang diiktiraf di peringkat antarabangsa dan pakar serta penceramah MarTech. Douglas juga merupakan pengarang buku panduan Dummie dan buku kepimpinan perniagaan yang diterbitkan.

Artikel yang berkaitan

Kembali ke atas butang
Tutup

Adblock Dikesan

Martech Zone mampu memberikan anda kandungan ini tanpa sebarang kos kerana kami mengewangkan tapak kami melalui hasil iklan, pautan ahli gabungan dan tajaan. Kami amat menghargai jika anda akan mengalih keluar penyekat iklan anda semasa anda melihat tapak kami.