Mengenai Mesyuarat Seterusnya

Depositphotos 18597265 s

Saya banyak berfikir mengenai mesyuarat baru-baru ini. Siaran Seth di acara tahunan syarikat memberi inspirasi kepada saya untuk mula merumuskan catatan ini. Sebagai orang yang mempunyai perniagaan satu pekerja, saya harus benar-benar berhati-hati dengan berapa banyak mesyuarat yang saya hadiri yang tidak menjana pendapatan.

Setiap hari, saya dijemput ke mesyuarat - biasanya secawan kopi atau makan tengah hari. Sering kali, mereka hubungan profesional atau bahkan memimpin sehingga tidak menjana pendapatan hari ini, tetapi esok ia boleh membawa kepada sesuatu. Mesyuarat ini sangat menarik ... biasanya percambahan idea atau strategi mengenai syarikat, pemasaran mereka, atau teknologi yang sedang meningkat.

Itu agak berbeza dengan ketika saya bekerja di syarikat besar yang mengadakan mesyuarat setiap hari. Mesyuarat di syarikat adalah mahal, mengganggu produktiviti, dan sering membuang masa. Inilah jenis pertemuan yang merosakkan budaya perniagaan:

  • Mesyuarat diadakan untuk mencari kata sepakat. Kemungkinannya anda telah mengupah seseorang yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan pekerjaan itu. Sekiranya anda mengadakan mesyuarat untuk memutuskannya ... atau lebih buruk lagi ... untuk mengambil keputusan daripada mereka, anda membuat kesilapan. Sekiranya anda tidak mempercayai orang itu untuk melakukan pekerjaan itu, maka pecatlah mereka.
  • Mesyuarat untuk menyebarkan kata sepakat. Ini sedikit berbeza ... biasanya dipegang oleh pembuat keputusan. Dia tidak yakin dengan keputusan mereka dan takut akan kesannya. Dengan mengadakan pertemuan dan mendapat kata sepakat dari pasukan, mereka berusaha menyebarkan kesalahan dan mengurangkan pertanggungjawaban mereka.
  • Mesyuarat untuk mengadakan perjumpaan. Tidak ada yang lebih buruk daripada mengganggu hari seseorang untuk mesyuarat harian, mingguan, atau bulanan di mana tidak ada agenda dan tidak ada yang berlaku. Mesyuarat ini sangat mahal bagi sebuah syarikat, yang sering berharga ribuan dolar.

Setiap perjumpaan harus mempunyai tujuan yang tidak dapat dipenuhi secara mandiri ... mungkin percambahan fikiran, menyampaikan pesan penting, atau meruntuhkan projek dan memberikan tugas. Setiap syarikat harus membuat peraturan - pertemuan tanpa tujuan dan agenda harus ditolak oleh jemputan.

Bertahun-tahun yang lalu, saya melalui kelas kepimpinan di mana mereka mengajar kami bagaimana mengadakan pertemuan. Itu mungkin terdengar lucu, tetapi perbelanjaan untuk pertemuan dengan organisasi besar adalah penting. Dengan mengoptimumkan setiap perjumpaan, anda menjimatkan wang, masa, dan membina pasukan anda daripada menyusahkan mereka.

Mesyuarat pasukan mempunyai ketua, a penulis (untuk mencatat), a penjaga masa (untuk memastikan mesyuarat tepat pada waktunya), dan a penjaga pintu (untuk meneruskan topik). Penjaga masa dan penjaga gerbang menukar setiap pertemuan dan mempunyai wewenang penuh untuk menukar topik atau menghentikan sesi.

10 minit terakhir setiap perjumpaan digunakan untuk mengembangkan Pelan Tindakan. Pelan Tindakan mempunyai 3 lajur - Siapa, Apa, dan Bila. Didefinisikan dalam setiap tindakan adalah siapa yang akan melakukan pekerjaan, apa hasil yang dapat diukur, dan kapan mereka akan melakukannya. Ini adalah tugas pemimpin untuk membuat orang bertanggungjawab atas hasil yang telah dipersetujui. Dengan menetapkan peraturan ini untuk perjumpaan, kami dapat mengubah mesyuarat menjadi tidak mengganggu dan mula menjadikannya produktif.

Saya mencabar anda untuk memikirkan setiap pertemuan yang anda laksanakan, sama ada menjana pendapatan, sama ada produktif, dan bagaimana anda menguruskannya. Saya memanfaatkan Dengan tenang untuk menjadualkan perjumpaan saya dan sering bertanya-tanya berapa banyak perjumpaan yang akan saya lakukan sekiranya anda perlu membayar yuran dengan kad kredit untuk menjadualkannya! Sekiranya anda perlu membayar untuk mesyuarat anda yang seterusnya daripada gaji anda, adakah anda masih dapat melakukannya?

3 Komen

  1. 1

    Doug, saya ingin menjadualkan pertemuan dengan anda untuk membincangkan perkara ini dengan lebih lanjut. 🙂

    Saya pernah mendengar pelawak mengatakan bahawa perjumpaan akan berjalan lebih cepat di Amerika Syarikat sekiranya penganjur baru memulakan perjumpaan dengan meminta semua orang mengangkat tangan jika mereka masih berusaha apa sahaja yang mereka kerjakan semalam.

  2. 2

    Pos hebat! Falsafah "semua mesyuarat adalah pilihan" sebenarnya merupakan petunjuk utama ROWE, yang telah dinikmati oleh syarikat saya selama beberapa tahun sekarang. Sebilangan besar daripada kita meletakkan nilai pada perkara yang salah, seperti "face time", atau mengisi kerusi pada waktu yang telah ditetapkan. Mesyuarat dan waktu bersemuka sangat bagus dan mempunyai nilai dalam konteks yang tepat tetapi kita tidak boleh membiarkan perkara ini memberi kita ilusi produktiviti apabila tidak masuk akal.

Apa yang anda fikir?

Laman web ini menggunakan Akismet untuk mengurangkan spam. Ketahui bagaimana data komen anda diproses.